Forum ROT i LOT

Jedno z najważniejszych wydarzeń roku w polskiej turystyce, o ile nie najważniejsze. Tak twierdziło wielu uczestników trzydniowego Forum Regionalnych i Lokalnych Organizacji Turystycznych, które obradowało od 16 do 18 listopada.

Liczba zgłoszeń udziału w Forum nadsyłanych do Polskiej Organizacji Turystycznej była większa niż zaplanowana liczba uczestników. To żywe zainteresowanie potwierdza potrzebę spotkań, które służą nawiązywaniu i podtrzymywaniu osobistych kontaktów, wymianie doświadczeń zawodowych, omawianiu dobrych praktyk, podsumowaniu efektów współpracy pomiędzy regionalnymi i lokalnymi organizacjami turystycznymi, a także dyskusji o przyszłości. W spotkaniu wzięli udział pracownicy regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych, przedstawiciele przedsiębiorstw turystycznych i miast zrzeszonych w strukturach ROT i LOT, a także centrów i punktów informacji turystycznej. Ze strony Polskiej Organizacji Turystycznej uczestniczyli między innymi prezes Rafał Szmytke, wiceprezesi Bartłomiej Walas i Elżbieta Wąsowicz-Zaborek, przewodniczący Rady POT Jan Korsak, dyrektorzy departamentów i Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej. Ministerstwo Sportu i Turystyki reprezentowała dyrektorka Departamentu Turystyki Maria Napiórkowska. Forum przygotowane zostało we współpracy z regionalnymi organizacjami turystycznymi przez Departament Produktu Turystycznego i Współpracy Regionalnej POT, a jego przebieg moderował kierujący jego pracami, wicedyrektor Jacek Janowski.

Formuła się sprawdza

Otwierając spotkanie w imieniu kierownictwa POT, wiceprezes Bartłomiej Walas stwierdził, że formuła organizowanych For sprawdziła się, jako ważny element współpracy ludzi zaangażowanych w proces zarządzania turystyką, jego usprawnianie i udoskonalanie. Perspektywa, ta najbliższa i dalsza, jest pod koniec 2015 tematem szczególnie absorbującym uwagę, rodzącym wiele niewiadomych. Dobiega końca okres bezpośredniego dofinansowania projektów turystycznych przez budżet unijny, który umożliwiał w ubiegłych latach realizację przez POT międzynarodowych i ogólnopolskich kampanii wizerunkowych. Intensywnych o szerokim zasięgu. Przyszłość wymaga opracowania nowej metodologii inwestowania w promocję i rozwój narodowej turystyki. Nowego podejścia programowego. Decyzji - które przedsięwzięcia powinny być realizowane lokalnie, a które wspólnie z wieloma partnerami przy wykorzystaniu skonsolidowanego budżetu pochodzącego z kilku źródeł finansowania. Ponadto doboru narzędzi i technik marketingowych oraz właściwej oceny ich skuteczności, bowiem w tej dziedzinie następują niezwykle szybkie zmiany, które między innymi dotyczą metod komunikacji elektronicznej. Wiedzę na ten temat warto zgłębiać i wykorzystywać.

Przedsięwzięcia podejmowane przez POT i regionalne organizacje turystyczne, realizowane na podstawie zawartych na początku roku porozumień - przynoszą efekty, wynika z podsumowującej rok 2015, prezentacji dyrektora Jacka Janowskiego. Dyrektor Janowski podkreśla znaczenie, jakie dla skutecznej realizacji zadań ma współpraca ekspercka i organizacyjna. Bez pragmatycznego współdziałania nie mogłyby się udać w obecnej skali i byłyby mniej skuteczne. Przykładem jest prowadzony od 13. lat konkurs na Najlepszy Produkt Turystyczny przyznający Certyfikaty POT, który jest w istocie całoroczną kampanią promującą polskie produkty turystyczne. Jej efektywność wzmacnia między innymi cykl szkoleń i seminariów. Pogłębiają one wiedzę na temat produktów turystycznych, są impulsem i merytoryczną podstawą właściwych umiejętności ich tworzenia, rozwijania i komercjalizacji ofert usług turystycznych. Podobny szeroki zakres przybierają kolejne polskie edycje konkursu Komisji Europejskiej na Najlepsze Europejskie Destynacje Turystyczne EDEN. Polska Organizacja Turystyczna, od 2009 roku, koordynuje przebieg konkursu w naszym kraju. Podejmuje starania, aby laureaci tworzyli sieć produktów turystycznych o silnej pozycji rynkowej, które łączy rozpoznawalna marka. Dobre oceny zbiera dwuletni cykl 16. szkoleń i warsztatów, które prowadzi POT we współpracy z regionalnymi i lokalnymi organizacjami turystycznymi „Wiedza, produkt i współpraca kluczem do sukcesu w turystyce". Misją projektu jest umacnianie trójszczeblowego systemu zarządzania turystyką POT-ROT-LOT. W szkoleniach biorą udział przedstawiciele podmiotów mających wpływ na turystykę w regionie. Regionalne i lokalne organizacje turystyczne, jednostki samorządu terytorialnego, gestorzy certyfikowanych produktów turystycznych, regionalna i lokalna branża turystyczna, przedstawiciele uczelni wyższych z kierunkami turystycznymi, przedstawiciele informacji turystycznej. Podczas forum dyskusję na temat szkoleń poprowadzili dr Piotr Zmyślony z Katedry Turystyki, Wydziału Gospodarki Międzynarodowej, Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i Hubert Gonera, dyrektor agencji Landbrand.

Przygotowań do ŚDM w Krakowie, nie wstrzymują wydarzenia w Paryżu

Żywe zainteresowanie i późniejsze dyskusje uczestników Forum związane były z przyszłorocznymi Światowymi Dniami Młodzieży, które odbędą w Krakowie z udziałem papieża Franciszka. Mają one przede wszystkim wymiar duchowy, ale także niezaprzeczalną wartość w promocji wizerunkowej i turystycznej dla miasta, regionu i całego kraju. Zawierają ponadto realne aspekty biznesowe. O tych uwarunkowaniach mówiła dyrektorka Zagranicznego Ośrodka POT Agata Witosławska, odwołując się do przykładów spotkań młodych ludzi z Janem Pawłem II w Madrycie i Rio De janerio. W Krakowie spodziewany jest rekord frekwencji, która może przekroczyć cztery miliony obecnych podczas tygodnia z papieżem i poprzedzających je dni w diecezjach na terenie kraju. Takie szacunki wynikają z odnotowywanego poziomu zainteresowania pielgrzymów i turystów z całego świata oraz liczby już zarejestrowanych deklaracji uczestnictwa, co podkreślała w swoim wystąpieniu Joanna Zając, koordynatorka promocji w Komitecie Organizacyjnym ŚDM 2016. Przygotowania idą w sposób niezakłócony. Komitet organizacyjny robi swoje uwzględniając obecną sytuację wynikającą z zagrożeń atakami terrorystycznymi, zapewniała Joanna Zając odpowiadając na zastrzeżenie wyrażone przez prezesa Mazowieckiej regionalnej Organizacji Turystycznej Jana Błońskiego, że realizowany plan organizacji spotkania wielomilionowych rzesz ludzi z papieżem Franciszkiem, w obecnych realiach wymaga całkowitej zmiany w obliczu krwawych wydarzeń w Paryżu.

Marcin Pałach, przewodniczący Forum Informacji Turystycznej i dyrektor Centrum Informacji w Tarnowie, najbardziej utytułowanego centrum „it", wysoko ocenił praktyczną przydatność informacji, z jakich krajów spodziewana jest największa liczba uczestników Światowych Dni Turystyki oraz sprecyzowania ich oczekiwań. Jak przyznaje, dyskusja nasuwa kilka pomysłów, między innymi dotyczących proporcji i profilu przygotowywanych materiałów i ofert dla hiszpańskojęzycznych pielgrzymów i turystów z Europy i obu Ameryk, którzy wyróżniać się będą liczebnością. Dyrektor Pałach za równie przydatne uznał wiadomości o cechach, oczekiwaniach, wymaganiach i zwyczajach turystów ze Stanów Zjednoczonych i Kanady, również spodziewanych w znaczącej liczbie w Polsce podczas Światowych Dni Młodzieży, o czym wyczerpująco mówił Jan Rudomina, dyrektor Zagranicznego Ośrodka POT w Nowym Jorku. Między innymi do współczesnego stylu podróżujących po świecie Jankesów należy intensywna aktywność w mediach społecznościowych i dzielenie się wrażeniami ze znajomymi. O ile są one pozytywne, stanowią doskonałą reklamę odwiedzanych miejsc.

Co jest powszechnym standardem, a co premiowaną wartością

W ocenie przewodniczącego Forum IT Marcina Pałacha, cały program trzydniowego spotkania przygotowany został właściwie. Za słuszną decyzję uważa poszerzenie grona uczestników corocznego spotkania regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych o przedstawicieli centrów i punktów informacji turystycznej, a także miast, co świadczy o docenieniu ich roli w systemie skutecznego zarządzania polską turystyką. Wiele problemów wymaga wypracowania wspólnego stanowiska. Jednym z nich jest kwestia właściwej argumentacji w dyskusji z tymi samorządami, które podważają sens istnienia informacji turystycznej działającej w strukturach instytucji gminnych czy miejskich. Na tę kwestię zwraca uwagę Małgorzata Donoch z zarządu Lokalnej Organizacji Turystycznej Most Ponidzia w województwie świętokrzyskim, które w skali kraju stawiane jest za przykład doskonałego współdziałania samorządu województwa z regionalnymi i lokalnymi organizacjami turystycznymi. Z kolei z dużymi nadziejami poszerzenia wiedzy na temat wymagań wobec punktów „it" starających się o gwiazdki certyfikacyjne, przyjechała na Forum Paulina Rasała pracująca w informacji turystycznej Europejskiego Centrum Bajki im. Koziołka Matołka w Pacanowie. Szczegółowo zmiany w regulaminie przedstawione zostaną w trakcie grudniowego Forum Informacji Turystycznej w Iławie. Teraz streściła je w skrócie Magdalena Ragus, dyrektorka Departamentu e-informacji POT. Zasady certyfikacji będą ulegały koniecznym korektom. Wiele dotychczas stosowanych w regulaminie wymogów jest dziś oczywistym standardem. Na przykład kierunkowe wykształcenie i kwalifikacje pracowników czy wyposażenie placówek w sprzęt komputerowy. Współcześnie premiowaną wartością jest umiejętność realnego wykorzystania posiadanego potencjału, między innymi podejmowanie inicjatyw aktywizujących ruch turystyczny.

Profesjonalne badania rynkowe pomagają w biznesie turystycznym

Wielowątkowość i aktualność tematyki programów trzeciego, ale i dwóch poprzednich For, chwali Krystyna Chabska, przewodnicząca zarządu Lokalnej Organizacji Turystycznej gminy Sztutowo, która również docenia merytoryczny walor dyskusji kuluarowych, które często inspirująco wpływają na kształt nietypowych pomysłów marketingowych. Krystyna Chabska chętnie dzieli się doświadczeniami. Mieszka w miejscowości, która ma w tej mierze spore sukcesy. Kąty Rybackie, nadbałtycka wieś na mierzei Wiślanej, posiada rentowny czterogwiazdkowy hotel cieszący się niesłabnącą frekwencją przez okrągły rok. Nieco odmienną od multigwiazdkowego standardu wizję przyszłości marketingu miejsc, zaprezentowali Szymon Krzysiak z agencji reklamowej Eskadra i dr Tomasz Zalewski z WOPR, członek zarządu International Life Saving Federation of Europe zrzeszającą europejskie organizacje ratownicze. Przywołany przykład to projekt pięknedrogi.pl. Jego twórcy czerpią z modnej tendencji społecznej, określanej terminem Slow, czyli nazwą sposobu na życie ludzi, którzy zerwali z oszalałą pogonią za sukcesem zawodowym, reżimem narzucanym przez wielkie korporacje, rywalizacją w liczbie mnożonych aktywności towarzyskich i nieustannym popisywaniem się ciągle nowymi wrażeniami i dokonaniami. Porzucili tę gonitwę na rzecz radości z małych rzeczy. Zwolnili obroty. Ruch Slow w turystyce przybiera między innymi formy szukania miejsc dających wytchnienie zmysłom, zaaranżowanych z artystycznym pomysłem, dających sposobność odkrywania dobrych stron tradycyjnej zdrowej kuchni. Z rezerwą do teorii Slow podchodzi Piotr Misztak, prezes Szczecineckiej Organizacji Turystycznej, która zyskała pozycję jednej z najlepiej działających LOT w Polsce, najsprawniej zarządzanych, z powodzeniem prowadzących działalność touroperatorską. Ze swej strony prezes Misztak widzi przydatność profesjonalnych badań rynkowych pozwalających właściwie definiować trendy społeczne i na tej podstawie planować zamierzenia biznesowe. Uważa, że koncepcja regionalnego systemu badań marketingowych w turystyce opracowana przez Departament Strategii POT i zarekomendowana przez dyrektorkę Teresę Buczak, warta jest realizacji. Wyniki będą przydatne przedsiębiorcom turystycznym. Projekt zakłada przeprowadzenie tak zwanych badań syndykatowych, polegających na połączeniu potencjałów wielu instytucji czy organizacji, co pozwala realizować zamierzenia badawcze, których organizacje nie są w stanie wykonać indywidualnie. Do realizacji badań regionalnych, POT wykorzysta platformę IBM SPSS Data Collection przeznaczoną do gromadzenia danych w ramach badań ilościowych. Prezes SzOT z aprobatą przyjął też decyzję organizatorów Forum o włączeniu przedstawicieli lokalnych organizacji turystycznych do grona uczestników, co jest wyrazem docenienia ich wkładu w rozwój polskiej turystyki. Wartość spotkań ogólnopolskich ma też istotny, choć pewien pozornie nietypowy walor. Pracownicy lokalnych organizacji turystycznych, na co dzień kontaktują się z bardzo wieloma ludźmi z różnych środowisk, natomiast słabo znają się we własnym środowisku. Fora dają możliwość osobistego spotkania się, oceny pomysłów, wymiany doświadczeń. Szczecinecka Organizacja Turystyczna ma niewątpliwy dorobek, a osiągniecia upoważniają do wysuwania propozycji, o której przypomina Roksana Malinowska, główna specjalistka ds. marketingu i promocji SzOT, aby kolejne spotkanie w ramach Forum Regionalnych i Lokalnych Organizacji Turystycznych zorganizować nie gdzie indziej, ale w którejś z wiodących turystycznie miejscowości regionu zachodniopomorskiego.

Więcej spotkań z dyrektorami zagranicznych ośrodków POT

Justyna Szostek, dyrektorka Regionalnej Organizacji Turystycznej Województwa Warmińsko – Mazurskiego, która uczestniczyła jeszcze jako dyrektorka LOT w podobnym spotkaniu zorganizowanym przez POT w roku 2007, potwierdza, że fora mają sens. Sama do tej pory utrzymuje nawiązane wtedy kontakty, dzieli się informacjami i udziela wzajemnego wsparcia. Zachęca do udziału lokalne organizacje turystyczne z regionu warmińsko-mazurskiego, choć właściwie już nie musi. Osoby, które brały udział w spotkaniu ubiegłorocznym, zrobiły im dobrą reklamę. W ubiegłym roku do udziału w Forum zgłosiło się cztery lokalne organizacje turystyczne, w tym roku – sześć. Dobór tematyki jest trafny, pozwala dopasować marketingowe plany regionalne do przedsięwzięć ogólnopolskich, a także dostosować je do specyfiki innych krajów, w których prowadzone będą akcje promocyjne, i ściślej do wybranych grup adresatów zagranicą, zainteresowanych konkretnymi rodzajami ofert pobytu w Polsce, potwierdza dyrektor Szostek.

Najważniejszym elementem Forum dla Anny Witkowskiej, dyrektorki Stołecznego Biura Turystyki są spotkania z dyrektorami zagranicznych ośrodków POT. Z tego powodu wolałaby, aby nie były one organizowane pod koniec roku, lecz wcześniej, na etapie planowania zadań na rok następny. Ponadto z doświadczeń dyrektorki Stołecznego Biura Turystyki wynika, że sesje warsztatowe są zbyt krótkie i nie zawsze dają możliwość wyczerpującego omówienia propozycji ZOPOT. Gruntowną dawkę wiedzy dają natomiast sesje plenarne, na których prezentowane są analizy poszczególnych rynków turystyki przyjazdowej, pozwalające lepiej wykorzystać formy i zakres proponowanej współpracy ze strony zagranicznych ośrodków POT. Przy tej okazji Anna Witkowska formuje też inny wniosek. Dla przedstawicielki miejskiej instytucji w równym stopniu interesująca jest problematyka omawiana w trakcie odrębnych sesji warsztatowych przeznaczonych dla ROT, jak i LOT. Ponieważ zajęcia toczą się równolegle, wyklucza to obecność na obu. W innym terminie mogłyby też odbywać się wykłady czy debaty typu prezentacji case study, co - jak konkluduje dyrektorka Stołecznego Biura Turystyki - wiązałoby się oczywiście z koniecznością organizowania częstszych spotkań POT z branżą i przedstawicielami miast i regionów.

Problemy omawiane przy pełnej sali i w kuluarach

Do przemyśleń i nadsyłania propozycji tematów, które organizatorzy powinni wziąć pod uwagę planując przyszłoroczne Forum zachęcał, obecny na spotkaniu, prezes POT Rafał Szmytke. Sugerował, aby dopisywać do listy tematy, nie tylko te omawiane przy pełnej sali, ale też i takie, które stanowią przedmiot dyskusji kuluarowych. Jest ich wiele. Składają się one na pozytywną tendencję w budowaniu systemu promocji i zarządzania polską turystyką, którą można dostrzec w ostatnich latach. Także wyrażaną w opiniach i postawach prezentowanych przez uczestników Forum. W większości są oni dalecy od zasklepiania się w rutynie, otwarci na zmiany i rozumiejący konieczność dostosowania działań do wymogów rynku. Dostrzegają korzyści wynikające z współpracy i zespołowego rozwiązywania problemów, bez sztucznych podziałów na my i oni. Po prostu pracowici ludzie, z pasją oddani turystyce. Wspólnie, pozostając w stałym kontakcie, wiele mogą dokonać.