Rozmowy
Jak to działa?
Polsko-Rosyjskie Forum Turystyczne zorganizowane zostało w tym roku po raz dziesiąty. Korzystając z jubileuszu zwróciliśmy się do jego twórcy i organizatora, Andrzeja Sierakowskiego, dyrektora ośrodka Polskiej Organizacji Turystycznej w Moskwie, z kilkoma (niekurtuazyjnymi) pytaniami.
Aktualności Turystyczne: - Jak to się zaczęło? Skad pomysl? Dlaczego?
Andrzej Sierakowski: - Kilkakrotnie uczestniczyłem w podobnych imprezach w Izraelu. Między innymi w Go Galilee, Eilat Promotion. Podobało mi się organizacyjne połączenie workshopu ze study tourem, klimatem incentivu. Zebrane doświadczenia skłoniły mnie do podjęcia próby zaszczepienia ich na gruncie rynku rosyjskiego. W pamięci zacierają się nam realia sprzed dziesięciu lat. Przypomnę, że w tamtym okresie klientom rosyjskich biur podróży Polska kojarzyła się stereotypowo. Przeważnie z wyjazdem po zakupy. Dokąd? Głównie na owiany legendą Stadion Dziesięciolecia w Warszawie, na ulokowane wokół korony i w okolicach obiektu słynne międzynarodowe targowisko, tętniące szemranym handlem czym się da.
- Zalążki turystyki zakupowej.
- Z perspektywy dziesięciu lat, z lekkim przymrużeniem oka, możemy w ten sposób określić tamto zjawisko. Jak długo mogliśmy pozostawać przy tej optyce widzenia Polski, w której następowały szybkie zmiany, rozwój, także w sferze usług turystycznych. Doszedłem do wniosku, że zastosowanie sprawdzonej metody pokazania z bliska touroperatorom naszego kraju, doświadczenia polskiej gościnności, osobistego sprawdzenia standardu hoteli, atrakcyjności proponowanych produktów turystycznych, organizowanych imprez – powinna przynieść efekt.
- Czy zamierzenie się powiodło?
- W większej części. Przez dziesięć lat gościliśmy w Polsce bardzo dużą grupę przedstawicieli rosyjskich biur podróży. Przede wszystkim tych, którzy wykazywali zainteresowanie współpracą z polską branżą turystyczną, widzieli interes w polecaniu polskiej oferty swoim klientom. Dzięki współpracy pogłębiali swoją wiedzę, poszerzali katalogi o kolejne miejsca w Polsce, nawiązywali kontakty ze swoimi odpowiednikami po naszej stronie granicy. Oczywiście z roku na rok przybywali nowi uczestnicy Forów. Zachęcaliśmy niezdecydowanych, poddawaliśmy argumenty, wskazywaliśmy przykłady firm, które czerpią zyski z decyzji o włączeniu się w nurt ruchu turystycznego do Polski. Obecnie bez ryzyka przesady mogę powiedzieć, że wszyscy touroperatorzy, którzy zdecydowali się włączyć ofertę wyjazdów do Polski do pakietów sprzedażowych, zrobili to świadomie, zdążyli przedtem dobrze poznać walory naszego kraju. Nie chcę przez to powiedzieć, że znają go na wyrywki, w drobnych szczegółach. Daleki jestem od tego. Kontynuujemy naszą pracę, i zadanie, którego się podjęliśmy nigdy nie zostanie ukończone. Polska dynamicznie się zmienia. Nam samym pomimo, że na co dzień się tym zajmujemy i gromadzimy bieżące informacje, niejednokrotnie trudno nadążyć choćby za tempem nowych inwestycji hotelarskich, powstających atrakcji turystycznych. Co roku jesteśmy w innym regionie kraju, ale wracamy też do miejsc już znanych, bo okazuje się, że od naszego ostatniego pobytu wiele zyskały na atrakcyjności.
Abyśmy jednak nie popadli w samozadowolenie, dodam od razu, że w tym systemie jest słaby punkt. Jest nim sieć agentów. Z nimi trudniej nam się pracuje. Głównie z powodu ich liczby. Na rosyjskim rynku działa ponad dwadzieścia tysięcy agencji turystycznych pośredniczących w sprzedaży ofert touroperatorów. Dotarcie do każdego z osobna, trafienie do przekonania, utrzymywanie roboczych kontaktów – to wyzwanie niemal nie do podjęcia, choć i na tym polu nie opuszczamy rąk.
- W jaki sposób planuje Pan program kolejnego Forum?
- Punktem wyjścia jest długość pobytu w Polsce. Nigdy nie jest on krótszy niż cztery dni. Nie bez powodu. Część naszych gości przyjeżdża zza najbliżej granicy, z Obwodu Kaliningradzkiego, ale wielu odbywa podróż z drugiego końca Rosji. Czas, jaki zajmuje im przejazd nie może być przecież dłuższy niż impreza, w której biorą udział. Najważniejszą częścią Forum zawsze jest workshop. Cieszy się dużym powodzeniem u polskich przedsiębiorców. Uczestniczą w nim przede wszystkim pracownicy biur podróży i przedstawiciele hoteli. W tym roku - 2013, padł rekord frekwencji z naszej strony. W workshopie udział wzięło ponad dwieście dwadzieścia firm. Naprzeciw rosyjskich gości usiadło do rozmów blisko czterystu partnerów handlowych.
Wypełniony treścią jest też program zwiedzania. Rosyjscy touroperatorzy biorą udział w licznych spotkaniach, między innymi z władzami regionów, miast, regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych. Nasi goście bardzo cenią sobie protokół oficjalnych kontaktów, udział w spotkaniach osób reprezentujących wyższe szczeble administracji państwowej i samorządowej, możliwość przywitania się z ministrem, marszałkiem, burmistrzem. To przekłada się na późniejsze pozytywne komentarze na temat polskiej gościnności i wagi, jaką władze przywiązują do rozwoju turystyki pomiędzy Rosją i Polską.
- Dobry program to jedno, istotny jest jednak dobór uczestników
- Tak, najważniejszym zadaniem zespołu pracowników ośrodka POIT w Moskwie jest skierowanie zaproszeń do właściwego grona przedstawicieli branży turystycznej. W 2013 roku mieliśmy gości z Moskwy, Kaliningradu, Sankt Petersburga, Samary, Tiumienia, Permu, Rostowa nad Donem, Jekaterynburga, Sachalinu, Irkucka, Krasnojarska, Omska i innych miast. Staramy się, by była rownowaga pomiedzy nowymi uczestnikami imprezy i stałymi bywalcami. Tym drugim poprzez udział w Forum dziękujemy za swego rodzaju konsekwencję w rozwijanie sprzedaży polskich usług turystycznych. Nie chodzi jednak tylko o kurtuazję. Wielokrotny uczestnik Forum chętnie bierze na siebie rolę współgospodarza. Ponieważ dobrze zna polskie realia, zawiłości procedur wizowych, kłopotów związanych z formalnościami przy przekraczaniu granic – edukuje nowych uczestników, wprowadza nowicjuszy w tajniki, na których zjadł zęby. Takie kuluarowe szkolenie daje nadspodziewanie dobre wyniki, a koleżeńskie relacje budują świetną atmosferę w grupie, pozwalają utrzymać ją od pierwszej do ostatniej chwili.
- Jakich rad mógłby Pan udzielić polskim firmom biorącym udział w Forach?
- Przede wszystkim należy być przygotowanym merytorycznie i organizacyjnie. Z reguły nie czas to i miejsce na wstępne badanie terenu. Nie zrobi dobrego wrażenia na potencjalnym rosyjskim partnerze, a nawet pogrzebie swoje szanse na przyszłość, przedstawiciel firmy, który pyta przez tłumacza o podstawowe oczekiwania rosyjskich klientów. Powinien znać je grubo wcześniej, dysponować aktualizowaną stroną internetową z rosyjską wersją językową, być przygotowanym do prowadzenia w tym języku służbowej korespondencji, w przypadku hoteli i restauracji mieć gotowe materiały informacyjne, karty dań w dobrym tłumaczeniu. Przystępując do rozmów dobrze jest porozumiewać się w języku Gogola, angielski nie wystarcza. Bez tej podstawowej umiejętności nie ma co liczyć na profity ze współpracy, rosyjski touroperator raczej jej nie podejmie. Jak w każdej sytuacji, ważna jest aktywna postawa wobec przyszłego kontrahenta podczas bezpośrednich rozmów w czasie workshopu. Biernie tkwiąc za stołem z nadzieją na inicjatywę drugiej strony, nie osiągnie się zgoła nic. Wygrywają ci, którzy potrafią przysłowiowo ciągnąć za rękaw potencjalnego partnera handlowego, namawiać go do współpracy, przekonywać, ale nie robić tego nachalnie – umieją być bezpośredni, lecz zarazem mili, uprzejmi i dowcipni. Dobrze jest wyłożyć karty na stół, zaproponować rozmówcy: „Przyślij mi na próbę jednego klienta, albo sam przyjedź, przekonaj się, jaką mam świetną ofertę, obiekt doskonałej klasy, serwis na wysokim poziomie. Jeśli nie byłeś dotąd w naszym regionie, doradzimy jak się przygotować. Uprzedź nas o terminie przyjazdu, zadbamy o wszystko, pomożemy.”
- Polsko-Rosyjskie Forum jest już pewnego rodzaju marką, instytucją.
- Pracujemy na ten efekt od dziesięciu lat. Zespołowo. Właściwy rezultat naszych starań mógł zostać osiągnięty dzięki wsparciu, zaangażowaniu, udzielanej pomocy ze strony władz regionów, urzędów marszałkowskich, magistratów, starostw, regionalnych organizacji turystycznych i polskich przedsiębiorców turystycznych. Sprawne przeprowadzenie jednej, kilkudniowej edycji Forum wymaga od pracowników Polskiej Organizacji Turystycznej i ośrodka POT w Moskwie wielu miesięcy przygotowań. Wszystkim za poświęcenie się temu zadaniu, włożony trud i serce w jego realizację - serdecznie dziękuję. Do zobaczenia, na kolejnym jedenastym Forum w 2014 roku.
- Dziękujemy za rozmowę.
Czytaj także: „Podają już szampana na śniadanie. A co z kaszą?”
„Jedyny problem z transportem, resztę Polska już ma”